Draaiboek organisatie
WAT DOET VOLLEY REGIO LEUVEN?
Begin seizoen :
- infovergadering met de clubs. - samenstelling tornooikalender.
Tornooi-organisatie :
- 3 weken vooraf: verzending uitnodiging naar de clubs
- 2 weken vooraf: contact in de zaal tussen verantwoordelijke organisatie van de club & Volley Regio Leuven.
- 1 week vooraf: afsluiting inschrijvingen.
- ten laatste 3 dagen vooraf : opstelling tornooischema tesamen met clubverantwoordelijke.
- de dag zelf :
- inschrijvingsbalie.
- welkomstwoord.
- spelvormen uitleggen en demonstreren.
Ondersteuning Volley Regio Leuven :
- uitnodigingen naar de clubs
- uitgeprint wedstrijdschema
- scorebladen per terrein
- stickers voor herkenning ploegjes, op truitje te plakken.
- materiaal : tape, toversnoer, stiften enz.
- medailles voor de winnende ploegen.
- verslag tornooi & rangschikking op de website.
WAT DOET DE ORGANISERENDE CLUB ?
Vooraf:
- aanwezigheid op de infovergadering.
- verantwoordelijke organisatie opgeven.
- zo snel mogelijk: zaal vastleggen & doorgeven datum.
- 2 weken vooraf: contact in de zaal tussen verantwoordelijke organisatie van de club & Volley Regio Leuven.
- ten laatste 3 dagen vooraf : hulp bij opstelling tornooischema tesamen met verantwoordelijke Volley Regio Leuven.
De dag zelf :
- minimum aantal vrijwilligers (5): overkoepelende terreinverantwoordelijke (1), secretariaat (2), cafetaria (2)
- cafetaria bemannen.
- opstelling terreinen 1 uur voor aanvang.
- ballen (minimum 8) voorzien.
- secretariaat klaarmaken 1uur voor aanvang.
- schema ophangen, tafel plaatsen, enz.
- taken van het secretariaat (2 personen): afroepen wedstrijden per speelveld, start- en eindsignaal geven, notitie van de scores op het wedstrijdschema, rangschikking opmaken, uitreiking trofeeen.
- taken van de overkoepelende terreinverantwoordelijke (1 persoon): controle verloop wedstrijden (tijdige start, aanwezigheid scheidsrechter, verzamelen scorebladen).
- opruimen zaal.
|